Spracovateľská zmluva (DPA)

Zmluvné strany

Prevádzkovateľ: zákazník, ktorý si zriadil účet v službe Ablamo a prijal obchodné podmienky (ďalej „zákazník").

Sprostredkovateľ: [DOPLNIŤ: obchodné meno (OPERATOR_NAME)], so sídlom [DOPLNIŤ: sídlo (OPERATOR_ADDRESS)], IČO [DOPLNIŤ: IČO (OPERATOR_COMPANY_ID)], zapísaná v [DOPLNIŤ: zápis v obchodnom registri (OPERATOR_REGISTRY)] (ďalej „poskytovateľ").

Zmluva je súčasťou obchodných podmienok a uzatvára sa ich prijatím.

1. Predmet a trvanie

1.1 Poskytovateľ pre zákazníka spracúva osobné údaje návštevníkov webových stránok a iných kanálov zákazníka, ktoré zákazník do služby vloží alebo ktoré do nej vložia jeho návštevníci, výhradne na účel poskytovania služby — chatbota odpovedajúceho z obsahu zákazníka, zberu kontaktov, odovzdania konverzácie človeku a súvisiacich upozornení.

1.2 Zmluva trvá, kým trvá účet zákazníka, a po jeho zrušení do vymazania údajov podľa článku 9.

2. Povaha spracúvania a údaje

Spracúvanie zahŕňa uloženie, vyhľadávanie, odovzdanie jazykovému modelu na vytvorenie odpovede, zobrazenie zákazníkovi, zaslanie upozornení zákazníkovi (bez obsahu konverzácie a bez osobných údajov návštevníka, len s dôvodom, časom a odkazom do administrácie) a prepisu rozhovoru návštevníkovi na jeho žiadosť, odoslanie na webhook zákazníka, ak ho zákazník nastaví, export a vymazanie.

Zákazník do služby nevkladá osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR), ak to nie je nevyhnutné a ak na to nemá právny základ; nastavenie a obsah chatbota sú v jeho zodpovednosti.

3. Pokyny zákazníka

Poskytovateľ spracúva údaje len na základe zdokumentovaných pokynov zákazníka. Pokynmi sú táto zmluva, obchodné podmienky a nastavenia, ktoré zákazník urobí v administrácii (napríklad lehota uchovávania kontaktov, zvolený jazykový model, zapnutie hlasu, kontaktného formulára, prepisu e-mailom či webhooku). Ak by pokyn podľa poskytovateľa porušoval právne predpisy, upozorní na to zákazníka.

4. Mlčanlivosť

Osoby, ktoré majú u poskytovateľa k údajom prístup, sú viazané mlčanlivosťou a pristupujú k nim len v rozsahu nutnom na prevádzku a podporu.

5. Bezpečnosť

Poskytovateľ prijal opatrenia podľa čl. 32 GDPR, opísané v prílohe 2. Môže ich zmeniť, ak úroveň ochrany neklesne.

6. Subspracovatelia

6.1 Zákazník dáva všeobecný súhlas so subspracovateľmi v prílohe 1.

6.2 Aktuálny zoznam subspracovateľov je na stránke Subspracovatelia. O zámere pridať alebo vymeniť subspracovateľa poskytovateľ upozorní zákazníka e-mailom aspoň 30 dní vopred. Zákazník môže z oprávnených dôvodov namietať; ak sa nedohodnú, môže zákazník zmluvu vypovedať ku dňu zmeny.

6.3 Poskytovateľ uloží subspracovateľom rovnaké povinnosti ochrany údajov a za ich plnenie zodpovedá.

6.4 Jazykový model Anthropic alebo Google sa použije len pre bota, pre ktorého ho zákazník zvolí v administrácii; inak údaje k týmto subspracovateľom neodchádzajú.

7. Prenos mimo EÚ

Údaje sa ukladajú v EÚ. Mimo EÚ ich spracúvajú len subspracovatelia v prílohe 1 označení inou krajinou. Pri prenose do tretích krajín sa poskytovateľ opiera o záruky uvedené pri každom subspracovateľovi v prílohe 1: štandardné zmluvné doložky Európskej komisie (rozhodnutie 2021/914) v module pre prenos od sprostredkovateľa k sprostredkovateľovi [DOPLNIŤ: advokát overí, že DPA subspracovateľov obsahujú modul 3] alebo rozhodnutie o primeranosti podľa EU-US Data Privacy Framework.

8. Súčinnosť

8.1 Práva dotknutých osôb. Služba zákazníkovi umožňuje údaje sám vyhľadať, exportovať (konverzácie TXT a JSON, kontakty CSV) a vymazať (konverzácie, kontakty aj s ich konverzáciami). Ak to nestačí, poskytovateľ na žiadosť zákazníka vykoná export alebo okamžitý výmaz údajov konkrétnej osoby do 10 pracovných dní.

8.2 Porušenie ochrany údajov oznámi poskytovateľ zákazníkovi bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od zistenia, s informáciami podľa čl. 33 ods. 3 GDPR, ktoré má k dispozícii.

8.3 Poskytovateľ poskytne súčinnosť pri posúdení vplyvu a predchádzajúcej konzultácii v rozsahu, v akom sa týkajú služby.

9. Vymazanie

9.1 Počas trvania: konverzácie sa mažú automaticky 12 mesiacov od začatia; s rovnakou lehotou (od posledného položenia otázky) sa mažú aj nespracované návrhy z otázok, na ktoré chatbot nevedel odpovedať; návrh, ku ktorému zákazník doplní odpoveď, sa stáva obsahom zákazníka a ostáva, kým ho zákazník neodstráni. Záznamy o doručení webhooku sa mažú po 30 dňoch, pseudonymné záznamy o hovoroch po 24 mesiacoch. Kontakty sa mažú po lehote, ktorú zákazník nastaví v administrácii („Nastavenia" → „Uchovávanie údajov"), predvolene 24 mesiacov od poslednej aktivity návštevníka; ak zákazník automatické mazanie kontaktov vypne, za ich výmaz zodpovedá sám. Čo zákazník odstráni, poskytovateľ natrvalo vymaže do 30 dní.

9.2 Po zrušení účtu alebo zániku zmluvy poskytovateľ natrvalo vymaže všetky údaje zákazníka vrátane súborov do 30 dní. Pred zrušením si ich zákazník môže sám stiahnuť vo formáte JSON v administrácii (sekcia „Účet“); na žiadosť zákazníka mu ich poskytovateľ odovzdá aj sám. Zo šifrovaných záloh zmiznú do 62 dní od zrušenia (bod 9.3).

9.3 Zálohy. Zálohy uchovávame najviac 30 dní. Výnimočne, ak sa zálohovanie dočasne preruší, ponecháme posledné zálohy dlhšie, aby sme vedeli obnoviť službu, a zmažeme ich najneskôr 7 dní po obnovení zálohovania.

10. Audit

Poskytovateľ zákazníkovi na žiadosť poskytne informácie potrebné na preukázanie plnenia tejto zmluvy. Audit na mieste je možný po dohode, najviac raz ročne a na náklady zákazníka, ak neodhalí porušenie.

11. Záverečné ustanovenia

Pri rozpore má táto zmluva v otázkach ochrany osobných údajov prednosť pred obchodnými podmienkami. Zmluva sa riadi právom Slovenskej republiky.

Príloha 1 — subspracovatelia

Aktuálny zoznam je aj na stránke Subspracovatelia.

Platobná služba Stripe nie je subspracovateľom podľa tejto zmluvy: údaje návštevníkov zákazníka nespracúva, spracúva len platobné a fakturačné údaje zákazníka, ktorých prevádzkovateľom je poskytovateľ (zásady ochrany osobných údajov, časť 7).

Diktovanie správy vo widgete prepisuje prehliadač návštevníka u svojho výrobcu; poskytovateľ pri ňom údaje nespracúva a výrobca prehliadača nie je jeho subspracovateľom. Návštevník je o tom informovaný pri prvom použití. Webhook zákazníka smeruje do systému, ktorý určí zákazník; ten nie je subspracovateľom poskytovateľa.

Príloha 2 — technické a organizačné opatrenia

• Šifrovanie: všetky spojenia cez HTTPS/TLS; zálohy databázy a súborov šifrované a uložené mimo servera databázy.
• Úložisko súborov: súkromné; nahraté dokumenty číta len služba svojimi kľúčmi a nevydáva ich nikomu. Bez kľúča sú dostupné len obrázky, ktoré zobrazuje widget (avatar, ikona), a logo v e-mailoch. Výpis úložiska nie je verejný.
• Oddelenie zákazníkov: každý dotaz na údaje je viazaný na účet a bota; údaje cudzieho účtu sa správajú ako neexistujúce.
• Riadenie prístupu: roly vlastník, správca, editor a čitateľ; mazanie osobných údajov len pre vlastníka a správcu; prihlásenie jednorazovým kódom alebo cez Google; relácie v databáze s odvolaním pri odhlásení; limity pokusov o prihlásenie.
• Minimalizácia: IP adresy len ako odtlačok s tajným kľúčom na limity požiadaviek; identifikátor návštevníka vzniká v jeho prehliadači až pri prvom použití chatbota, nie pri načítaní stránky; prihlasovacie kódy, API kľúče a tokeny len ako odtlačky; hlásenia chýb bez tela požiadaviek, cookies, hlavičiek a obsahu správ, s odstránenými e-mailovými adresami a telefónnymi číslami.
• Ochrana vstupov: odchádzajúce požiadavky na adresy zadané používateľom (prehľadávanie webu, webhooky) nesmú smerovať do vnútornej siete; nahrávané súbory sa overujú podľa obsahu.
• Uchovávanie a výmaz: automatické nočné mazanie po lehote; nástroj na export a okamžitý výmaz údajov osoby so záznamom bez osobných údajov.
• Dohľadateľnosť: záznam o zmenách nastavení a o výmazoch (bez osobných údajov); monitorovanie chýb a dostupnosti.
• Obnova: denné a týždenné zálohy databázy a zrkadlo súborov s overeným postupom obnovy; lehota uchovania záloh podľa bodu 9.3.

Príloha 3 — vzorový text do zásad zákazníka

Zákazník informuje návštevníkov svojho webu (podmienky, článok 9.4). Môže použiť tento vzor — doplní údaje v lomených zátvorkách «…» a upraví ho podľa toho, ako chatbota používa. Kým v nastaveniach widgetu neuvedie odkaz na vlastné zásady, widget odkazuje návštevníkov na informácie pre návštevníkov chatbotov; vlastnú informačnú povinnosť zákazníka to nenahrádza.

Chatbot na našom webe. Na webe používame chatbota služby Ablamo. Odpovedá umelá inteligencia z našich podkladov (webu, dokumentov), nie človek; odpovede môžu byť nepresné. Prevádzkovateľom vašich údajov sme my, «obchodné meno, sídlo, IČO»; poskytovateľ služby [DOPLNIŤ: obchodné meno (OPERATOR_NAME)] ich spracúva ako náš sprostredkovateľ. Spracúvame obsah konverzácie, čas a adresu stránky, na ktorej ste ju začali, anonymný identifikátor vo vašom prehliadači a údaje, ktoré nám zanecháte vo formulári«, pri hlasovom hovore aj jeho prepis». Účelom je odpovedať na vaše otázky«, kontaktovať vás na vašu žiadosť» a zlepšovať odpovede; právnym základom je «náš oprávnený záujem odpovedať na otázky návštevníkov / opatrenia pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť». Konverzácie mažeme po «12» mesiacoch od začatia, kontakty z formulára po «24» mesiacoch od vašej poslednej aktivity. Odpovede vytvárajú jazykové modely OpenAI v USA«, prípadne Anthropic (USA) či Google»«; zvuk hlasového hovoru spracúva OpenAI v EÚ»; e-mail s prepisom rozhovoru odosiela služba Resend v USA; pri prenose mimo EÚ platia štandardné zmluvné doložky, pri niektorých subdodávateľoch aj rámec EU-US Data Privacy Framework. Úplný zoznam subdodávateľov a podrobnosti sú na stránke https://ablamo.ai/informacie-pre-navstevnikov. Svoje práva (prístup, oprava, výmaz, obmedzenie, prenosnosť, námietka) uplatníte u nás na «e-mail»; sťažnosť môžete podať Úradu na ochranu osobných údajov SR.